KI-Kompetenz-Schulung: Was Art. 4 KI-Verordnung von Unternehmen verlangt

Art. 4 ist kurz. In der seit Juli 2026 geltenden Fassung ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, zu unterstützen. Zu berücksichtigen sind dabei die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und Schulung der Personen, der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden, und die Personen oder Personengruppen, bei denen sie eingesetzt werden. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen müssen Unternehmen ausdrücklich nicht garantieren; die frühere Fassung verlangte noch, „nach besten Kräften“ ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen.

Was „KI-Kompetenz“ bedeutet, definiert Art. 3 Nr. 56: die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken von KI sowie möglicher Schäden bewusst zu werden. Es geht also nicht um Programmierkenntnisse, sondern um einen informierten, kritischen Umgang mit den Werkzeugen, die tatsächlich im Einsatz sind.

Was die Vorschrift nicht regelt

• Sie schreibt kein Format vor – weder Präsenzseminar noch E-Learning, keine Mindestdauer und keine Prüfung.
• Sie verlangt kein Zertifikat und keine externe Schulungsstelle. Angebote mit „Pflichtzertifikat nach KI-Verordnung“ beruhen auf einer Fehldeutung.
• Sie verpflichtet nicht dazu, eine KI-Beauftragte oder einen KI-Beauftragten zu benennen. Eine zuständige Person ist organisatorisch trotzdem hilfreich.
• Sie enthält keine feste Wiederholungsfrist. Weil sich Werkzeuge und Einsatzzwecke ändern, ist eine regelmäßige Auffrischung aber naheliegend.

Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet – ausgenommen ist nur die persönliche, nicht berufliche Nutzung. Stellt Ihr Unternehmen KI-Werkzeuge bereit oder duldet deren Nutzung für dienstliche Aufgaben, sind Sie Betreiber. Damit betrifft die Pflicht praktisch jedes Unternehmen, in dem Beschäftigte mit generativer KI arbeiten.

• Beschäftigte, die KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag nutzen: Texte, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Code, Bilder, Auswertungen.
• Andere Personen in Ihrem Auftrag: Leiharbeitskräfte, Freelancer, Werkstudierende, externe Dienstleister, soweit sie für Sie mit KI-Systemen arbeiten.
• Führungskräfte, die über den Einsatz von KI entscheiden oder Ergebnisse verantworten.
• Fachbereiche mit erhöhtem Risiko, etwa Personal, Kreditprüfung, Kundenservice oder Medizin – überall dort, wo KI-Ergebnisse Menschen betreffen.

Beschäftigte, die nachweislich keine KI-Systeme nutzen, müssen nicht geschult werden. In der Praxis lässt sich das kaum sicher abgrenzen, weil KI-Funktionen inzwischen in Bürosoftware, Suchmaschinen und Smartphones stecken. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb für eine kurze Grundschulung für alle und vertiefende Module für die Bereiche, in denen KI tatsächlich Arbeitsergebnisse prägt.

Gute Schulungen beginnen bei den Werkzeugen, die in Ihrem Unternehmen erlaubt sind, und bei Ihren eigenen Regeln. Allgemeine KI-Geschichte oder Zukunftsszenarien helfen den Beschäftigten im Alltag wenig. Diese Bausteine haben sich bewährt:

Grundlagen für alle Nutzenden

• Wie generative KI funktioniert: Wahrscheinlichkeiten statt Wissen, warum Modelle plausibel klingende Fehler erzeugen („Halluzinationen“).
• Welche Werkzeuge erlaubt sind, mit welchem Konto und für welche Zwecke – und welche nicht.
• Vertrauliche und personenbezogene Daten: was niemals in ein KI-Werkzeug gehört und welche Einstellungen gelten. Hier schließt die Datenschutzschulung an.
• Ergebnisse prüfen: Fakten, Zahlen, Quellen und Rechtsangaben gegenchecken; Verantwortung bleibt beim Menschen.
• Urheberrecht und Geschäftsgeheimnisse bei Eingaben und Ausgaben.
• Kennzeichnung: wann KI-generierte Inhalte offenzulegen sind (Art. 50 KI-Verordnung) und was intern vereinbart ist.
• Täuschung mit KI: gefälschte Stimmen, Videos und E-Mails – die Brücke zur Security-Awareness-Schulung.

Vertiefung für Fachbereiche und Verantwortliche

• Überblick über die Risikoklassen der KI-Verordnung und die seit Februar 2025 verbotenen Praktiken (Art. 5), etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz außerhalb medizinischer oder sicherheitsbezogener Gründe.
• Hochrisiko-Anwendungen, zum Beispiel KI in Bewerbung, Beförderung oder Leistungsbewertung, und die Pflichten von Betreibern, darunter menschliche Aufsicht.
• Verzerrungen (Bias) erkennen und dokumentieren, wenn KI Entscheidungen über Personen vorbereitet.
• Freigabeprozesse: wer neue KI-Werkzeuge prüft und zulässt, wie Vorfälle gemeldet werden.

Art. 4 verlangt ausdrücklich, Vorwissen und Einsatzkontext zu berücksichtigen. Eine Einheitsschulung für alle ist deshalb selten angemessen. Die folgende Aufteilung ist ein Vorschlag, den Sie an Ihre tatsächlichen Werkzeuge anpassen:

Die Zeitangaben sind grobe Orientierungswerte, keine Vorgabe. Entscheidend ist, dass die Inhalte zum Einsatz passen und dass Sie das Verständnis prüfen – etwa mit Fallbeispielen, in denen Beschäftigte entscheiden müssen, ob eine Eingabe zulässig ist.

Die Verordnung verlangt keinen bestimmten Nachweis. Trotzdem sollten Sie belegen können, dass Sie geeignete Maßnahmen ergriffen haben – gegenüber der Marktüberwachung, gegenüber Kunden, die in Audits nach Ihrer KI-Governance fragen, und im Schadensfall. Ohne Dokumentation ist eine durchgeführte Schulung im Zweifel nicht belegbar.

• Ihre KI-Richtlinie oder Nutzungsregeln in der jeweils gültigen Fassung.
• Eine Übersicht der eingesetzten KI-Systeme und der Rollen, die damit arbeiten.
• Das Schulungskonzept: welche Rolle welche Inhalte erhält und warum.
• Pro Person: Name, Datum, Inhalt bzw. Kursversion, Ergebnis einer Verständnisprüfung und eine Bestätigung der Kenntnisnahme der Richtlinie.
• Wiederholungen und Anlässe: neues Werkzeug, geänderte Regeln, Vorfall.

Für den Nachweis pro Person können Sie dieselbe Struktur nutzen wie bei Unterweisungen im Arbeitsschutz. Unsere Vorlage für den Unterweisungsnachweis enthält die üblichen Felder; was ein belastbarer Nachweis enthalten sollte, erklärt der Ratgeber zum Unterweisungsnachweis.

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   Bestand aufnehmen

   Erfassen Sie, welche KI-Systeme genutzt werden – auch inoffiziell – und in welchen Abteilungen. Eine kurze Umfrage bringt oft mehr ans Licht als die IT-Inventarliste.

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   Regeln festlegen

   Beschreiben Sie in einer KI-Richtlinie, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten tabu sind, wie Ergebnisse geprüft und wann sie gekennzeichnet werden.

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   Rollen zuordnen

   Legen Sie fest, welche Gruppen nur die Grundlagen brauchen und wer vertiefend geschult wird, etwa Personal oder Entwicklung.

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   Schulung erstellen

   Bauen Sie die Schulung aus Ihrer Richtlinie und Ihren Werkzeugen auf. Praxisfälle aus dem eigenen Haus wirken stärker als allgemeine Beispiele.

5. 5

   Verständnis prüfen und dokumentieren

   Ein kurzer Test mit Fallbeispielen und die Bestätigung der Richtlinie machen die Schulung nachweisbar.

6. 6

   Aktuell halten

   Planen Sie eine Auffrischung, typischerweise jährlich, und eine Nachschulung, sobald neue Werkzeuge eingeführt oder Regeln geändert werden.

Mit Lehrwerk laden Sie Ihre KI-Richtlinie hoch und erhalten daraus einen Kursentwurf mit Quellenangaben, Fallbeispielen und Abschlusstest; eine Vorlage für KI-Kompetenz nach Art. 4 liefert die Gliederung. Nach der fachlichen Freigabe weisen Sie den Kurs mit Fälligkeit zu und erhalten pro Person einen Nachweis mit Testergebnis und Kenntnisnahme.

Die KI-Verordnung selbst nennt in ihrem Bußgeldkatalog (Art. 99) für Verstöße gegen Art. 4 keinen eigenen Betrag. Die Mitgliedstaaten legen die Sanktionen für Verstöße gegen die Verordnung fest, und die nationale Aufsicht wird schrittweise aufgebaut. In Deutschland ist die Bundesnetzagentur als zentrale Marktüberwachungsbehörde vorgesehen. Wie Verstöße gegen die Kompetenzpflicht im Einzelnen geahndet werden, ist noch in Entwicklung.

Das größere Risiko liegt heute woanders: Gibt eine Beschäftigte vertrauliche Kundendaten in ein öffentliches KI-Werkzeug ein oder übernimmt ein Team ungeprüft falsche KI-Ergebnisse, stellt sich die Frage, ob das Unternehmen ausreichend angeleitet hat. Fehlende Schulung kann dann bei Datenschutzverstößen, Vertragsverletzungen oder Haftungsfragen gegen Sie sprechen.