Wie oft muss unterwiesen werden? Jährliche Unterweisung und alle Fristen

Das Arbeitsschutzgesetz nennt keine feste Frist. § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt, dass die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgt, an die Gefährdungsentwicklung angepasst und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt wird. Konkret wird erst die Unfallverhütungsvorschrift: Nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 muss die Unterweisung erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich.

Da die DGUV Vorschrift 1 als Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen für praktisch alle Unternehmen mit Beschäftigten gilt, ist die jährliche Unterweisung der Standard. Mehrere Verordnungen bestätigen diesen Rhythmus für ihren Bereich ausdrücklich – etwa die Arbeitsstättenverordnung, die Betriebssicherheitsverordnung und die Gefahrstoffverordnung.

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Fristen zusammen. Details, Inhalte und typische Fehler finden Sie jeweils auf der verlinkten Themenseite.

Nicht in der Tabelle stehen Schulungen, die eine Qualifikation erhalten, etwa die Fortbildung der Ersthelfer, die in der Regel alle zwei Jahre stattfinden muss (§ 26 DGUV Vorschrift 1). Für Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Kompetenz gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist; eine jährliche Auffrischung ist dort gängige Praxis – mehr dazu unter Datenschutzschulung und KI-Kompetenz-Schulung.

Die jährliche Frist regelt nur die Wiederholung. Daneben schreibt § 12 ArbSchG eine Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit vor, wenn sich etwas ändert. Typische Anlässe sind:

• Einstellung: Neue Beschäftigte, Auszubildende, Praktikanten und Aushilfen vor dem ersten Arbeitseinsatz – siehe Erstunterweisung.
• Arbeitnehmerüberlassung: Leiharbeitskräfte werden vom Entleiher unterwiesen, bevor sie die Arbeit aufnehmen (§ 12 Abs. 2 ArbSchG).
• Veränderter Aufgabenbereich: Versetzung, neue Tätigkeit, zusätzliche Verantwortung.
• Neue Arbeitsmittel oder Technologien: Neue Maschine, neues Fahrzeug, neuer Gefahrstoff, neue Software mit Auswirkungen auf Arbeitsabläufe.
• Geänderte Gefährdungsbeurteilung oder Betriebsanweisung: Neue Erkenntnisse, neue Schutzmaßnahmen.
• Unfälle und Beinahe-Unfälle: Die Ursachen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen gehören zeitnah in eine Unterweisung.
• Rückkehr nach längerer Abwesenheit: Nach Elternzeit oder langer Krankheit hat sich oft mehr verändert, als es scheint.

Die Vorschriften legen nicht fest, ob „jährlich“ das Kalenderjahr oder zwölf Monate meint. In der Praxis gibt es zwei Modelle:

Unabhängig vom Modell gilt: Liegen zwischen zwei Unterweisungen mehr als zwölf Monate, ist das angreifbar. Planen Sie deshalb mit Vorlauf und erinnern Sie rechtzeitig vor der Fälligkeit. Wer abwesend war, wird vor der Wiederaufnahme der Arbeit unterwiesen.

Eine Jahresunterweisung, bei der alle Themen in einem einzigen Termin abgearbeitet werden, ist bequem zu organisieren und schwer zu verdauen. Besser funktioniert ein Plan, der die Themen über das Jahr verteilt:

• Themen und Zielgruppen sammeln: Welche Unterweisungen gelten für welche Gruppe? Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung.
• Intervalle zuordnen: Jährlich, halbjährlich, alle zwei Jahre – nach der Tabelle oben.
• Über das Jahr verteilen: Saisonale Themen dorthin legen, wo sie passen, etwa Glätte und Winterdienst vor dem Winter oder Hitze vor dem Sommer.
• Verantwortliche festlegen: Wer unterweist welches Thema, wer prüft die Inhalte?
• Fälligkeiten überwachen: Eine Übersicht pro Person und Thema, die Überfälliges sichtbar macht.

Eine druckbare Vorlage mit Themen, Zielgruppen, Intervallen und Monaten finden Sie unter Unterweisungsplan. Die Durchführung jeder einzelnen Unterweisung halten Sie mit der Vorlage Unterweisungsnachweis fest.

Die gesetzlichen Fristen sind Untergrenzen. Kürzere Abstände oder zusätzliche kurze Auffrischungen lohnen sich vor allem:

• bei Tätigkeiten mit hohem Unfallrisiko, etwa im Lager mit dichtem Staplerverkehr,
• bei hoher Fluktuation oder vielen Leiharbeitskräften,
• wenn Beschäftigte die Arbeitssprache nicht sicher beherrschen,
• nach einer Häufung von Beinahe-Unfällen in einem Bereich,
• bei Tätigkeiten, die nur selten ausgeführt werden, etwa Notfallabläufe oder das Arbeiten mit PSA gegen Absturz.

Ob ein kürzeres Intervall nötig ist, entscheiden Sie in der Gefährdungsbeurteilung. Halten Sie dort fest, warum Sie für ein Thema häufiger unterweisen – das hilft auch, die Entscheidung gegenüber Aufsicht und Berufsgenossenschaft zu begründen.

Kurze Wiederholungen von wenigen Minuten – eine Frage pro Woche, eine Lernkarte vor Schichtbeginn – halten Wissen besser präsent als ein langer Jahrestermin. Sie ersetzen die dokumentierte Unterweisung nicht, ergänzen sie aber sinnvoll.

Die meisten verpassten Fristen sind kein Wissens-, sondern ein Organisationsproblem: Die Liste liegt bei einer Person, die im Urlaub ist; neue Beschäftigte tauchen erst beim nächsten Jahrestermin auf; niemand sieht, wer überfällig ist.

Bewährt haben sich drei einfache Regeln: Jede Unterweisung bekommt beim Abschluss sofort ein Folgedatum. Erinnerungen gehen mit Vorlauf hinaus – vier bis sechs Wochen vor Fälligkeit lassen genug Zeit für Nachholtermine. Und einmal im Monat sieht sich eine verantwortliche Person die Liste der überfälligen Unterweisungen an und klärt jeden Fall. Wer diese Routine ernst nimmt, braucht keine Jahresaktion mehr, bei der alle gleichzeitig unterwiesen werden müssen.

Lehrwerk weist Unterweisungen mit Fälligkeitsdatum zu, erinnert die Beschäftigten per E-Mail, zeigt Überfälliges in einer Nachweis-Matrix und weist wiederkehrende Unterweisungen nach dem eingestellten Intervall automatisch neu zu. Praktische Teile vor Ort planen und dokumentieren Sie weiterhin selbst.