Online-Unterweisung: Ist das rechtssicher?

§ 12 ArbSchG verlangt, dass Beschäftigte ausreichend und angemessen unterwiesen werden, mit Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf ihren Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtet sind. Wie das geschieht – im Gespräch, am Arbeitsplatz oder am Bildschirm –, legt das Gesetz nicht fest. Auch § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt nur die Unterweisung selbst, ihre Wiederholung mindestens einmal jährlich und die Dokumentation.

Konkreter wird die DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“. Danach ist eine Unterweisung mithilfe elektronischer Medien möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Die Verantwortung für Inhalt und Wirksamkeit bleibt dabei beim Arbeitgeber – eine Software nimmt ihm die Unterweisungspflicht nicht ab.

Welche Form im Einzelfall angemessen ist, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Je höher die Gefährdung und je mehr es auf Handgriffe ankommt, desto wichtiger werden Übung und persönliches Gespräch. Umgekehrt eignen sich Themen, bei denen es vor allem um Wissen und Regeln geht – Notfallorganisation, Bildschirmarbeit, Verhaltensregeln im Betrieb –, gut für eine digitale Vermittlung. Halten Sie die Entscheidung für eine Form kurz schriftlich fest, etwa in der Gefährdungsbeurteilung oder im Unterweisungsplan.

1. Arbeitsplatzspezifische Inhalte

Ein allgemeiner Katalogkurs „Arbeitssicherheit im Lager“ kennt weder Ihre Halle noch Ihre Stapler, Ihre Verkehrswege oder Ihre Betriebsanweisungen. Die Inhalte müssen auf die Gefährdungsbeurteilung des konkreten Arbeitsbereichs zurückgehen: eigene Fotos, eigene Regeln, eigene Ansprechpersonen. Standardinhalte sind als Grundgerüst brauchbar, müssen aber angepasst werden.

2. Geprüftes Verständnis

Durchklicken ist keine Unterweisung. Eine Lernerfolgskontrolle mit Fragen zu den wesentlichen Inhalten zeigt, ob die Unterweisung angekommen ist. Sinnvoll sind eine Bestehensgrenze, die Möglichkeit zur Wiederholung und eine Bewertung, die sich nicht im Browser manipulieren lässt. Wer wiederholt scheitert, braucht ein persönliches Gespräch.

3. Rückfragen jederzeit möglich

Beschäftigte müssen Fragen stellen können – und eine Antwort bekommen. Nennen Sie in jeder Online-Unterweisung eine erreichbare Ansprechperson, in der Regel die direkte Führungskraft oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Digitale Hilfen wie ein Tutor, der aus den eigenen Unterlagen antwortet, können Verständnisfragen abfangen; die menschliche Ansprechperson ersetzen sie nicht.

Daneben gelten die allgemeinen Anforderungen: Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt, in einer verständlichen Sprache und wird dokumentiert. Wie ein belastbarer Nachweis aussieht, beschreibt der Beitrag Unterweisungsnachweis.

Für einige Themen enthalten die Vorschriften Vorgaben, die über reine Wissensvermittlung hinausgehen. Dort ist eine Online-Unterweisung als Vorbereitung oder Ergänzung wertvoll, aber nicht ausreichend:

Ob eine Videokonferenz die Anforderung „mündlich“ erfüllt, wird unterschiedlich bewertet. Wenn Sie diesen Weg gehen wollen, stimmen Sie ihn mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit und gegebenenfalls der Aufsichtsbehörde ab und dokumentieren Sie die Entscheidung.

Die meisten Betriebe fahren am besten mit einer klaren Arbeitsteilung zwischen digitalem Teil und Präsenz:

1. 1

   Wissen digital vermitteln

   Gefährdungen, Regeln, Abläufe und Notfallverhalten als kurze Online-Lektion mit Lernerfolgskontrolle – zu einem Zeitpunkt, der in den Schichtplan passt.

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   Verständnis automatisch prüfen

   Wer den Test nicht besteht, wiederholt die betreffenden Abschnitte. Auffälligkeiten – etwa viele Fehler bei derselben Frage – zeigen, wo nachgeschärft werden muss.

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   Praxis und Gespräch vor Ort

   Die Führungskraft nutzt die gewonnene Zeit für das, was nur vor Ort geht: Handgriffe üben, Fragen klären, die mündliche Unterweisung nach Betriebsanweisung.

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   Beides nachweisen

   Der digitale Teil ist automatisch dokumentiert; den praktischen Teil halten Sie mit Datum, Inhalt und Bestätigung fest. Zusammen ergibt sich der vollständige Nachweis.

Die folgenden Kriterien helfen, Anbieter neutral zu vergleichen – unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden:

• Eigene Inhalte: Lassen sich Ihre Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen und Fotos einbinden, oder bleibt es beim Katalogkurs?
• Lernerfolgskontrolle: Gibt es eine Bestehensgrenze, Wiederholungsmöglichkeit und eine Bewertung auf dem Server statt im Browser?
• Rückfragen: Wie kommen Fragen bei einer Ansprechperson an? Ist die Ansprechperson im Kurs sichtbar?
• Nachweis: Speichert das System pro Person Zeitpunkt, Ergebnis, Bestätigung und die Fassung der Inhalte? Lässt sich alles für Prüfungen exportieren?
• Fristen: Zuweisung mit Fälligkeit, Erinnerungen und automatische Wiederholung nach Intervall.
• Zugang: Funktioniert die Unterweisung auf dem Smartphone für Beschäftigte ohne Büroarbeitsplatz? Gibt es Untertitel und eine gut lesbare Darstellung?
• Sprachen: Können Inhalte für Beschäftigte mit anderer Muttersprache bereitgestellt werden?
• Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Speicherort, Umgang mit KI-Funktionen.
• Schnittstellen: SCORM-Export, falls Sie bereits ein Lernmanagementsystem nutzen – siehe SCORM einfach erklärt.

Betriebsrat einbinden

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bestimmt der Betriebsrat bei der Ausgestaltung der Unterweisung nach § 12 ArbSchG mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG). Eine Software, die Lernzeiten und Ergebnisse pro Person erfasst, ist außerdem eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Beziehen Sie den Betriebsrat deshalb früh ein und regeln Sie in einer Betriebsvereinbarung, wer welche Daten sehen darf.

• Pilotbereich wählen: Ein Bereich mit klaren Themen und vielen Beschäftigten, etwa die allgemeine Unterweisung oder die Bildschirmarbeit.
• Inhalte fachlich prüfen lassen: Die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder die zuständige Fachperson gibt jeden Kurs frei, bevor er zugewiesen wird.
• Zeit und Geräte bereitstellen: Die Unterweisung gehört in die Arbeitszeit. Beschäftigte ohne eigenen Rechner brauchen ein Gerät oder einen Platz dafür.
• Präsenzteile festlegen: Für jedes Thema entscheiden, was vor Ort bleibt – nach der Tabelle oben und Ihrer Gefährdungsbeurteilung.
• Wirksamkeit prüfen: Testergebnisse, Rückfragen und Beobachtungen im Alltag auswerten und Inhalte nachschärfen.