Unterweisungsnachweis: Pflichtangaben, Form und Aufbewahrung

Das Arbeitsschutzgesetz selbst enthält keine ausdrückliche Dokumentationspflicht für die Unterweisung. Sie ergibt sich aus der DGUV Vorschrift 1 und aus mehreren Fachverordnungen. Je nach Thema unterscheiden sich die Anforderungen deutlich:

Häufig wird nach einem „DGUV-Unterweisungsnachweis“ gesucht. Ein verbindliches Formular der DGUV gibt es nicht. Berufsgenossenschaften und Unfallkassen stellen Muster bereit; welche Vorlage Sie verwenden, ist Ihnen überlassen, solange die nötigen Angaben enthalten sind.

Die folgenden Angaben sind nicht alle ausdrücklich vorgeschrieben. Zusammen machen sie aus einer Anwesenheitsliste einen Nachweis, der bei einer Prüfung oder Unfalluntersuchung trägt.

§ 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Dokumentation, aber keine handschriftliche Unterschrift. Für die meisten Unterweisungen sind deshalb sowohl Papierlisten als auch digitale Nachweise zulässig. Entscheidend ist, dass der Nachweis eindeutig einer Person zuzuordnen ist und nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann.

Wo eine Unterschrift verlangt wird

Die Gefahrstoffverordnung, die Biostoffverordnung und die Strahlenschutzverordnung verlangen ausdrücklich, dass die Unterwiesenen die Unterweisung durch Unterschrift bestätigen beziehungsweise die Aufzeichnung unterzeichnen. Ob eine einfache elektronische Bestätigung diese Anforderung erfüllt, ist nicht abschließend geklärt. Stimmen Sie das Vorgehen für diese Bereiche mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der zuständigen Aufsicht ab; im Zweifel lassen Sie zusätzlich auf Papier unterschreiben.

Was einen digitalen Nachweis glaubwürdig macht

• Persönliche Anmeldung jeder Person – keine Sammelbestätigung durch die Führungskraft.
• Zeitstempel für Beginn, Abschluss und Kenntnisnahme.
• Der Inhalt, über den unterwiesen wurde, in genau der Fassung, die damals galt.
• Ergebnis der Verständniskontrolle, möglichst serverseitig bewertet.
• Schutz vor nachträglicher Änderung und ein Export für Prüfungen.

Lehrwerk speichert pro Person Zeitpunkt, Lernzeit, Testergebnis und Kenntnisnahme sowie die veröffentlichte Kursfassung mit Prüfsumme und der fachlichen Freigabe. Für Themen mit vorgeschriebener Unterschrift oder praktischer Übung bleibt die Dokumentation vor Ort zusätzlich nötig.

Sammelliste oder Einzelnachweis?

Eine Sammelliste mit allen Teilnehmenden einer Gruppenunterweisung ist zulässig und üblich. Sie hat aber einen Nachteil: Wer wissen will, wann eine bestimmte Person zuletzt unterwiesen wurde, muss viele Listen durchsuchen. Führen Sie deshalb zusätzlich eine Übersicht pro Person und Thema – eine Unterweisungsmatrix.

Für Unterweisungsnachweise gibt es keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Ausdrücklich geregelt ist sie zum Beispiel im Strahlenschutz (fünf Jahre nach § 63 StrlSchV). Für alle anderen Bereiche sollten Sie eine Frist festlegen, die zwei Zwecke erfüllt:

• Beweisfunktion: Nach Unfällen oder bei Berufskrankheiten mit langer Latenzzeit muss sich auch Jahre später zeigen lassen, dass unterwiesen wurde. Aufbewahrung nur bis zur nächsten Unterweisung reicht dafür nicht.
• Datenschutz: Nachweise enthalten personenbezogene Daten. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) brauchen Sie eine begründete Frist und ein Löschkonzept.

Legen Sie die Frist gemeinsam mit Fachkraft für Arbeitssicherheit und Datenschutzbeauftragten fest und halten Sie sie schriftlich fest. Für Bereiche mit langfristigen Gesundheitsrisiken wie Gefahrstoffen oder Lärm ist eine längere Aufbewahrung sinnvoll als für die allgemeine Unterweisung.

• Pauschale Bestätigung: „Ich wurde über alle Gefahren unterwiesen“ ohne Thema und Inhalte belegt im Ernstfall nichts.
• Blanko-Listen: Unterschriften auf einer Liste, in die das Thema erst später eingetragen wird.
• Keine Fassung: Die Betriebsanweisung hat sich geändert, aus dem Nachweis geht aber nicht hervor, welche Fassung Grundlage war.
• Unterweisende Person fehlt: Ohne Namen lässt sich die Fachkunde nicht nachvollziehen.
• Nur Anwesenheit: Es fehlt jeder Hinweis darauf, dass das Verständnis geprüft wurde.
• Verstreute Ablage: Listen in verschiedenen Ordnern und Abteilungen, keine Übersicht über Fälligkeiten.

Bei einer Unfalluntersuchung prüfen Berufsgenossenschaft und Aufsichtsbehörde, ob die betroffene Person ausreichend unterwiesen war. Typische Fragen sind:

• Wurde die Person zu der Tätigkeit unterwiesen, bei der der Unfall passiert ist?
• Wann war die letzte Unterweisung – und lag sie innerhalb der vorgeschriebenen Frist?
• Welche Inhalte wurden vermittelt und auf welcher Grundlage?
• Wer hat unterwiesen, und war diese Person dazu beauftragt und fachkundig?
• Wurde geprüft, ob die Inhalte verstanden wurden?

Kann der Betrieb diese Fragen nicht belegen, wiegt das schwer – bis hin zum Regress der Berufsgenossenschaft nach § 110 SGB VII bei grober Fahrlässigkeit. Wie Sie die Unterweisung selbst aufbauen, beschreibt der Leitfaden Sicherheitsunterweisung durchführen.

Ab einer gewissen Betriebsgröße ist das Problem selten der einzelne Nachweis, sondern der Überblick: Wer ist für welches Thema fällig, wer ist überfällig, wer ist neu dazugekommen? Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen:

• Unterweisungsplan: Welche Themen gelten für welche Gruppe, in welchem Intervall? Eine Vorlage finden Sie unter Unterweisungsplan, die Intervalle unter Wie oft muss unterwiesen werden?.
• Matrix pro Person: Für jede Person und jedes Thema das Datum der letzten Unterweisung und die nächste Fälligkeit.
• Einzelnachweise: Die eigentlichen Belege, abgelegt so, dass sie der Matrix zugeordnet werden können.

Ändert sich eine Betriebsanweisung oder die Gefährdungsbeurteilung, sollte aus den Nachweisen hervorgehen, wer schon nach der neuen Fassung unterwiesen ist und wer noch nach der alten. Vergeben Sie deshalb Versions- oder Datumsangaben für Ihre Unterlagen und tragen Sie diese im Nachweis ein. So lässt sich gezielt nachunterweisen, statt alle Beschäftigten erneut einzuladen.

Ob Sie das in einer Tabelle, in Ihrer HR-Software oder in einem Unterweisungssystem abbilden, hängt von Ihrer Größe ab. Wichtig ist, dass Fälligkeiten nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängen.