Notfall, Personen und Organisation
Unterweisung von Fremdfirmen und Besuchern: Pflichten und Ablauf
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Worum es geht
Bei Fremdfirmeneinsätzen treffen zwei Verantwortungsbereiche aufeinander. Der Arbeitgeber der Fremdfirma bleibt für die Grundunterweisung seiner Leute und für die Gefahren seiner eigenen Arbeiten zuständig. Sie als Auftraggeber kennen dagegen die Gefahren Ihres Betriebs: Staplerverkehr, Gefahrstofflager, Ex-Bereiche, laufende Anlagen, Alarmsignale und Sammelplätze. Diese Informationen müssen bei den Beschäftigten der Fremdfirma ankommen, bevor sie loslegen.
Besonders kritisch sind Instandhaltung, Bau- und Umbauarbeiten im laufenden Betrieb, Heißarbeiten, Arbeiten in Behältern und engen Räumen sowie alles, was Schutzeinrichtungen außer Kraft setzt. Hier reicht ein Merkblatt an der Pforte nicht; nötig sind abgestimmte Schutzmaßnahmen, Freigaben und eine Aufsicht.
Für Besucher ist die Lage einfacher, aber nicht trivial. Wer durch die Produktion geführt wird oder als Lkw-Fahrer auf dem Hof rangiert, muss Wege, Verbotszonen, Schutzausrüstung und das Verhalten bei Alarm kennen. Eine kurze, gut verständliche Besucherunterweisung schafft hier Klarheit.
Rechtsgrundlagen
- § 8 ArbSchGZusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber
- Arbeiten Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz, müssen die Arbeitgeber zusammenarbeiten, sich gegenseitig und ihre Beschäftigten über die Gefahren unterrichten und Maßnahmen abstimmen. Der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass Beschäftigte anderer Arbeitgeber in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben.
- § 5 DGUV Vorschrift 1Vergabe von Aufträgen
- Wer einen anderen Unternehmer mit Arbeiten im eigenen Betrieb beauftragt, unterstützt ihn bei der Gefährdungsbeurteilung zu den betriebsspezifischen Gefahren und stellt sicher, dass Tätigkeiten mit besonderen Gefahren von Aufsichtführenden überwacht werden. Wer die Aufsicht stellt, ist einvernehmlich festzulegen.
- § 6 DGUV Vorschrift 1Zusammenarbeit mehrerer Unternehmer
- Besteht die Möglichkeit einer gegenseitigen Gefährdung, bestimmen die Unternehmer eine Person, die die Arbeiten aufeinander abstimmt (Koordinator). Zur Abwehr besonderer Gefahren ist sie mit Weisungsbefugnis auszustatten.
- § 13 BetrSichVBetriebssicherheitsverordnung
- Regelt die Zusammenarbeit verschiedener Arbeitgeber, wenn Arbeitsmittel gemeinsam verwendet oder von Fremdfirmen instand gehalten werden – einschließlich Abstimmung der Schutzmaßnahmen und Koordination bei besonderen Gefahren.
- § 12 Abs. 2 ArbSchGAbgrenzung Leiharbeit
- Leiharbeitskräfte sind keine Fremdfirmen-Beschäftigten im Sinne dieser Seite: Bei Arbeitnehmerüberlassung trifft die Pflicht zur Unterweisung den Entleiher. Sie unterweisen Leiharbeitskräfte also wie eigene Beschäftigte.
Wer, wann und wie oft
Eine Fremdfirmenunterweisung brauchen alle Beschäftigten externer Unternehmen, die auf Ihrem Gelände Leistungen erbringen: Handwerk, Wartung und Service, Bau, Gebäudereinigung, IT-Technik, Sicherheitsdienst, Gärtner und Winterdienst. Bei Lieferanten und Abholern genügt meist eine kurze Hof- und Verkehrsunterweisung, bei Besuchern eine Besucherunterweisung.
Unterwiesen wird vor dem ersten Einsatz bzw. vor dem Betreten der betroffenen Bereiche. Bei Rahmenverträgen und wiederkehrenden Einsätzen ist eine regelmäßige Wiederholung üblich, etwa jährlich, und immer dann, wenn sich Gefahren, Abläufe oder Ansprechpartner ändern. Viele Betriebe lassen den allgemeinen Teil digital vorab erledigen und machen vor Ort nur noch die arbeitsplatzbezogene Einweisung.
Der Arbeitgeber der Fremdfirma bleibt für die Grundunterweisung seiner Beschäftigten nach § 12 ArbSchG verantwortlich. Lassen Sie sich im Vertrag zusichern, dass sie erfolgt ist, und regeln Sie dort auch Freigabeverfahren, Aufsicht und Koordination.
Intervall
Vor dem ersten Einsatz bzw. Betreten, bei Daueraufträgen regelmäßigInhalte der Unterweisung Fremdfirmen und Besucher: Checkliste
Betrieb und Gelände
- Anmeldung, Ausweis, Ansprechpartner und Erreichbarkeit
- Verkehrswege, Staplerverkehr, Parken und Rangieren auf dem Hof
- Bereiche mit Zutrittsbeschränkung, z. B. Ex-Bereiche, Kontrollbereiche, Reinräume
- Rauchverbot, Alkoholverbot, Foto- und Filmverbot
Gefahren und Schutzmaßnahmen
- Betriebsspezifische Gefahren am Einsatzort: Anlagen, Gefahrstoffe, Lärm, Absturzstellen
- Erforderliche persönliche Schutzausrüstung und wer sie stellt
- Freigabeverfahren für Heißarbeiten, Arbeiten an Anlagen, in Behältern und engen Räumen
- Abschalten und Sichern von Anlagen, Kennzeichnung laufender Arbeiten
- Benutzung betriebseigener Arbeitsmittel nur nach Absprache
Notfall
- Alarmsignale, Fluchtwege und Sammelplatz
- Notruf, Ersthelfer und Standort von Feuerlöschern und Verbandkasten
- Meldung von Unfällen, Beinahe-Unfällen und Schäden
- Verhalten bei Gefahrstoffaustritt oder Brand
Koordination und Abschluss
- Koordinator bzw. Aufsichtführender und deren Weisungsbefugnis
- Abstimmung mit anderen Gewerken, die gleichzeitig arbeiten
- Abmeldung, Rückgabe von Ausweisen und Freigaben, Übergabe der Anlage
- Bestätigung der Unterweisung vor Arbeitsbeginn
Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden
Nur der Vorarbeiter wird unterwiesen
Der Kolonnenführer unterschreibt, die übrigen Monteure kommen später dazu und kennen weder Sammelplatz noch Freigaben. Die Unterweisung muss jede Person erreichen, die tatsächlich arbeitet.
Allgemeines Merkblatt statt Einsatzort
Ein Faltblatt an der Pforte informiert über Hausregeln, aber nicht über die laufende Presse neben dem Arbeitsplatz. Die betriebsspezifischen Gefahren am konkreten Einsatzort gehören vor Ort dazu.
Kein Koordinator bei mehreren Gewerken
Elektriker, Schlosser und Reinigung arbeiten gleichzeitig in derselben Halle, aber niemand stimmt ab. Bei möglicher gegenseitiger Gefährdung verlangt § 6 DGUV Vorschrift 1 einen Koordinator.
Sprachprobleme ignoriert
Wenn Beschäftigte der Fremdfirma die Unterweisung sprachlich nicht verstehen, ist sie wirkungslos. Bildhafte Inhalte und Unterweisungen in weiteren Sprachen helfen.
Daueraufträge nie wiederholt
Die Reinigungsfirma ist seit Jahren im Haus, das Personal hat mehrfach gewechselt. Ohne regelmäßige Wiederholung kennt niemand die aktuellen Regeln.
So dokumentieren Sie die Unterweisung
Dokumentieren Sie je Person Firma, Datum, Einsatzort, Inhalte, unterweisende Person und eine Bestätigung vor Arbeitsbeginn. Ergänzen Sie Freigabescheine und den benannten Koordinator. Für Papierlösungen eignet sich die Vorlage Unterweisungsnachweis, in die Sie Teilnehmende und Firma eintragen.
Für Daueraufträge lohnt sich eine Übersicht, wann wer zuletzt unterwiesen wurde, damit niemand ohne gültige Unterweisung auf das Gelände kommt. Wie ein vollständiger Nachweis aussieht und wie lange Sie ihn aufbewahren, erklärt der Ratgeber Unterweisungsnachweis.
Kostenlose Vorlage: Unterweisungsnachweis
Am Bildschirm ausfüllen, drucken oder als PDF speichern – mit „Fremdfirmen und Besucher“ vorbelegt.
Beispielfragen für die Verständnisprüfung
Frage 1
Wer ist für die Grundunterweisung eines Monteurs der Fremdfirma verantwortlich?
Lösung und Erklärung
Antwort B: Die Grundunterweisung bleibt beim eigenen Arbeitgeber. Der Auftraggeber muss sich nach § 8 ArbSchG vergewissern, dass angemessene Anweisungen zu den Gefahren in seinem Betrieb vorliegen.
Frage 2
Drei Gewerke arbeiten gleichzeitig in einer Halle und können sich gegenseitig gefährden. Was ist nötig?
Lösung und Erklärung
Antwort B: Bei möglicher gegenseitiger Gefährdung verlangt § 6 DGUV Vorschrift 1 einen Koordinator, bei besonderen Gefahren mit Weisungsbefugnis.
Frage 3
Ein Besucher hört während der Werksführung den Räumungsalarm. Was soll er tun?
Lösung und Erklärung
Antwort B: Am Sammelplatz wird geprüft, ob alle Personen das Gebäude verlassen haben – auch Besucher müssen dort erfasst werden.
Häufige Fragen
Eine ausdrückliche gesetzliche Unterweisungspflicht wie für Beschäftigte gibt es für Besucher nicht. Aus Ihrer Verantwortung für die Sicherheit auf dem Gelände folgt aber, dass Besucher die für sie relevanten Regeln kennen müssen: Wege, Verbotszonen, Schutzausrüstung, Alarm und Sammelplatz. Eine kurze Besucherunterweisung mit Bestätigung ist deshalb gängige Praxis.
Ja, für den allgemeinen Teil ist das verbreitet: Beschäftigte der Fremdfirma lernen Hausregeln, Notfall und typische Gefahren online und bestätigen das Verständnis. Die arbeitsplatzbezogene Einweisung am Einsatzort, Freigaben und die Abstimmung mit der Aufsicht bleiben vor Ort. Mehr dazu im Ratgeber Online-Unterweisung.
Vor dem ersten Einsatz und immer, wenn sich Einsatzort, Gefahren oder Regeln ändern. Für Firmen mit Rahmenverträgen hat sich eine jährliche Wiederholung bewährt, oft gekoppelt an eine Gültigkeit des Fremdfirmenausweises. Neue Beschäftigte der Fremdfirma brauchen die Unterweisung vor ihrem ersten Einsatz.
Regeln Sie, dass die Fremdfirma ihre Beschäftigten selbst unterweist, nur geeignetes und unterwiesenes Personal einsetzt und Ihre Fremdfirmenordnung einhält. Legen Sie Aufsicht, Koordinator, Freigabeverfahren und Ansprechpartner fest. Die konkrete Ausgestaltung stimmen Sie mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit und Ihrer Rechtsabteilung ab.
Mit Lehrwerk umsetzen
Unterweisung Fremdfirmen und Besucher digital durchführen und nachweisen
Aus Ihrer Fremdfirmenordnung, dem Lageplan und der Alarmordnung erstellt Lehrwerk eine kompakte Unterweisung mit Quellenangabe, Erklärvideo und Verständnisfragen – auf Deutsch oder Englisch. Beschäftigte der Fremdfirma bearbeiten sie vor dem ersten Einsatz und bestätigen die Kenntnisnahme mit Namen und Zeitstempel; das Zertifikat mit QR-Code lässt sich an der Pforte prüfen. Bei Rahmenverträgen stellen Sie eine jährliche Wiederholung ein. Die Einweisung am Einsatzort und Freigaben bleiben vor Ort.
- Kurs aus Ihren eigenen Unterlagen, mit Quellenangabe
- Zuweisung mit Frist, Erinnerung und Wiederholung
- Test und Kenntnisnahme pro Person
- Nachweis mit Zertifikat und QR-Code
Keine Rechtsberatung. Diese Seite gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick (Stand: Oktober 2026). Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften in ihrer aktuellen Fassung, Ihre Gefährdungsbeurteilung und die Beratung durch Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit, Ihre Betriebsärztin oder Ihren Betriebsarzt und Ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse.
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