Erstunterweisung neuer Mitarbeiter: Ablauf für den ersten Arbeitstag

Die Erstunterweisung ist die erste Unterweisung einer Person zu Sicherheit und Gesundheitsschutz an ihrem neuen Arbeitsplatz. Sie ist Teil der allgemeinen Unterweisungspflicht, hat aber einen eigenen Charakter: Sie richtet sich an jemanden, der den Betrieb noch nicht kennt, und muss deshalb grundlegender, konkreter und praktischer sein als die jährliche Wiederholung.

Das Unfallrisiko ist in den ersten Wochen einer neuen Tätigkeit erfahrungsgemäß erhöht: Wege sind unbekannt, Abläufe ungewohnt, und wer neu ist, fragt seltener nach. Eine gute Erstunterweisung setzt deshalb nicht auf Vollständigkeit am ersten Tag, sondern darauf, dass die wichtigsten Regeln sitzen und klar ist, an wen man sich wenden kann.

Die Erstunterweisung ist nicht dasselbe wie das Onboarding. Das Onboarding umfasst Unternehmen, Kultur, Werkzeuge und Prozesse; die Erstunterweisung ist der Arbeitsschutzteil davon – und der einzige, der vor dem ersten Handgriff abgeschlossen sein muss.

Wer neu ist, wird also nicht „bei Gelegenheit“ unterwiesen, sondern bevor er oder sie mit der Arbeit beginnt. Das gilt ebenso für Aushilfen am ersten Tag, für Praktikanten und für Beschäftigte, die innerhalb des Betriebs in einen neuen Bereich wechseln.

Am ersten Tag kann niemand alles aufnehmen. Konzentrieren Sie sich auf das, was ab sofort gilt, und planen Sie den Rest in Etappen. Ein bewährter Ablauf:

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   Ansprechpersonen vorstellen

   Führungskraft, Patin oder Pate, Ersthelfer und Brandschutzhelfer im Bereich, Fachkraft für Arbeitssicherheit. Wer ist bei Fragen und im Notfall erreichbar?

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   Rundgang durch den Arbeitsbereich

   Flucht- und Rettungswege, Notausgänge, Sammelstelle, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Material, Augenduschen, Not-Halt-Schalter, Verkehrswege und Bereiche, die nicht betreten werden dürfen.

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   Verhalten im Notfall

   Wie wird Alarm ausgelöst, wer wird informiert, was passiert bei Räumung? Wie wird ein Unfall gemeldet und im Verbandbuch erfasst?

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   Gefährdungen am eigenen Arbeitsplatz

   Die wesentlichen Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung und die einschlägigen Betriebsanweisungen – konkret für die Tätigkeit der neuen Person.

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   Persönliche Schutzausrüstung

   PSA ausgeben, anpassen, Benutzung zeigen und üben lassen. Wo muss sie getragen werden, wie wird sie gepflegt und ersetzt?

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   Grenzen klar benennen

   Welche Maschinen, Fahrzeuge und Stoffe sind vorerst tabu? Stapler oder Krane etwa nur mit Ausbildung und schriftlicher Beauftragung.

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   Verständnis prüfen und Fragen klären

   Lassen Sie den Fluchtweg zeigen oder die PSA anlegen. Fragen Sie nach, statt nur zu fragen, ob es Fragen gibt.

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   Dokumentieren

   Thema, Inhalte, Datum, unterweisende Person und Bestätigung festhalten – etwa mit der Vorlage Unterweisungsnachweis.

Organisation

• Ansprechpersonen im Arbeitsschutz mit Namen und Erreichbarkeit
• Rechte und Pflichten: Weisungen befolgen, PSA benutzen, Mängel melden (§§ 15, 16 ArbSchG)
• Arbeitszeit, Pausen und Pausenräume, Regeln zu Alkohol und Drogen

Notfall

• Flucht- und Rettungswege, Sammelstelle, Alarmzeichen – siehe Brandschutzunterweisung
• Erste Hilfe, Notruf, Verbandbuch – siehe Erste Hilfe
• Verhalten bei Betriebsstörungen

Arbeitsplatz und Tätigkeit

• Gefährdungen aus der Gefährdungsbeurteilung und die Schutzmaßnahmen
• Betriebsanweisungen für Maschinen, Geräte und Stoffe, mit denen gearbeitet wird
• Verkehrswege, Fußgängerbereiche, Staplerverkehr
• Ergonomie, etwa am Bildschirmarbeitsplatz

Gesundheit

• Arbeitsmedizinische Vorsorge, die angeboten wird oder verpflichtend ist
• Hygieneregeln, wo sie für die Tätigkeit gelten

Was am ersten Tag nicht zwingend nötig ist, folgt in den Tagen danach – aber immer vor der ersten eigenständigen Ausführung der jeweiligen Tätigkeit:

• Erste Woche: Tätigkeitsbezogene Unterweisungen zu den Arbeitsmitteln und Stoffen, mit denen die Person regelmäßig arbeitet.
• Vor jeder neuen Tätigkeit: Unterweisung, bevor zum Beispiel erstmals eine Leiter benutzt oder mit Gefahrstoffen gearbeitet wird.
• Nach etwa vier Wochen: Kurzes Gespräch – was ist unklar geblieben, wo wird anders gearbeitet als unterwiesen?
• Bis zur ersten Jahresunterweisung: Die neue Person in den regulären Rhythmus aufnehmen; die nächste Fälligkeit ergibt sich aus dem Datum der Erstunterweisung.

Ein Patenmodell hilft: Eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege begleitet die ersten Wochen, zeigt Handgriffe vor und korrigiert früh. Die Unterweisungspflicht bleibt dabei bei der beauftragten Führungskraft.

Auszubildende und Jugendliche

Für Beschäftigte unter 18 Jahren gilt § 29 JArbSchG: Unterweisung vor Beginn der Beschäftigung, vor der erstmaligen Arbeit an Maschinen, an gefährlichen Arbeitsstellen oder mit gesundheitsgefährdenden Stoffen und danach mindestens halbjährlich. Gefährliche Arbeiten sind nach § 22 JArbSchG grundsätzlich verboten; Ausnahmen gibt es, soweit sie zum Erreichen des Ausbildungsziels nötig sind und die Aufsicht durch eine fachkundige Person gewährleistet ist. Details stehen auf der Seite Unterweisung Jugendlicher.

Auch volljährige Auszubildende bringen oft wenig Erfahrung mit Gefährdungen mit. Planen Sie mehr Zeit ein, arbeiten Sie mit Vormachen und Nachmachen und prüfen Sie das Verständnis konsequent. Die Berufsschule ersetzt die betriebliche Unterweisung nicht.

Leiharbeitskräfte

Leiharbeitskräfte unterweist der Entleiher, weil nur er Arbeitsplatz und Gefährdungen kennt (§ 12 Abs. 2 ArbSchG). Oft beginnen sie kurzfristig – ein vorbereiteter Ablauf für den ersten Tag ist hier besonders wertvoll. Klären Sie im Überlassungsvertrag, welche Qualifikationen vorausgesetzt werden, etwa ein Staplerfahrausweis.

Beschäftigte mit geringen Deutschkenntnissen

Die Unterweisung muss verständlich sein. Nutzen Sie Bilder, Piktogramme, Vorführen und – wo nötig – Übersetzungen oder Kolleginnen und Kollegen als Sprachmittler. Prüfen Sie das Verständnis praktisch, nicht nur durch Nachfragen.

• Unterweisung erst beim nächsten Jahrestermin: Neue Beschäftigte arbeiten wochenlang ohne Unterweisung, weil der nächste Sammeltermin abgewartet wird.
• Alles am ersten Vormittag: Zwei Stunden Vortrag zu allen Themen, bevor die Person den Arbeitsplatz überhaupt gesehen hat. Was nicht sofort gebraucht wird, ist am Nachmittag vergessen.
• Nur Papier, kein Rundgang: Den Fluchtweg auf dem Plan zu sehen ist etwas anderes, als ihn einmal gegangen zu sein.
• Annahmen über Vorwissen: Erfahrene Fachkräfte aus anderen Betrieben kennen ihre alten Regeln – nicht Ihre. Auch wer „schon immer Stapler fährt“, braucht die Unterweisung für Ihre Fahrzeuge und Wege.
• Keine Dokumentation: Gerade bei kurzfristigen Einsätzen von Aushilfen oder Leiharbeitskräften fehlt später jeder Beleg.

Die Erstunterweisung wird dokumentiert wie jede andere Unterweisung: Thema, Inhalte, Grundlage, Datum, unterweisende Person, Bestätigung der neuen Person. Welche Angaben ein belastbarer Nachweis braucht, steht im Beitrag Unterweisungsnachweis.

Praktisch ist es, den Wissensteil der Erstunterweisung mit dem übrigen Onboarding zu verbinden: Ein digitaler Kurs, den neue Beschäftigte vor oder am ersten Tag durcharbeiten, vermittelt Grundlagen einheitlich und dokumentiert sie automatisch. Der Rundgang, die PSA-Anprobe und die Einweisung am Arbeitsplatz bleiben persönlich.